Belegarchiv

Compliance Anforderungen

Die Nutzung digitaler Dokumente, sei es der Elektronische Versand von Rechnungen, seien es eingehende digitale Dokumente, erfordert im Unternehmen ein reguläres Verfahren.

Das Bundesministeriums der Finanzen hat „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erlassen, die – gültig ab 1.1.2015 – Voraussetzungen für die Prüffähigkeit der Finanzunterlagen beschreiben: herunterladen

Unsere Lösung deckt diese Anforderungen ab.

Belegarchiv

• Revisionssichere Archivierung von gescannten Dokumenten, E-Mail und Anhängen
• Suche an Stelle von Verlinkung
  „Google look and feel“
• Investitionssicherheit: keine defekten Links bei Umzug des Archivs (neue Server, geänderte Datenstrukturen)
• Integration neuer Suchmaschinen möglich

Inputmanagement

• Alle Datenquellen: E-Mail, Scan, Datenträger, usw.
• Inbox-Automatisierung
  regelbasierte Archivierung
  regelbasierter Workflow Initialisierung
• Workflows für Belegdurchlauf
  „Meine Dokumente“, überfällige Dokumente, Freigabe, Bemerkungen
• Activity Log

Outputmanagement

• Voll automatisierte Prozesse:
  Erstellung der Elektronischen Rechnung (wie auch anderer Reports: Gutschrift, Auftragsbestätigung, Mahnung usw.)
• Einrichtung für Report,Debitor, Beleg frei konfigurierbar
• Automatische Archivierung der ausgehenden Elektronischen Dokumente
• Automatische Archivierung für jeden gebuchten Beleg als pdf
• Weitere Outputprozesse möglich: Fax, Letterservice, Digitale Belege
• Activity Log

Geltungsbereich

• Mandantenfähig: verschiedene Gesellschaften/Bereiche/Mandanten
• Zugriff auf Dokumente unabhängig von der speziellen Anwendung:
  Browser/pdf-Reader/Office
• alle Formate: pdf, xlsx, docx, eml
• Moderne Geräte, verschiedene Betriebssysteme
• Windows Standards Domänenberechtigungen