Digitale Belege

 
Belegarchiv
Inputmanagement
Elektronische Rechnung

Compliance Anforderungen

Die Nutzung digitaler Dokumente, sei es der Elektronische Versand von Rechnungen, seien es eingehende digitale Dokumente, erfordert im Unternehmen ein reguläres Verfahren.
Das Bundesministeriums der Finanzen hat „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erlassen, die - gültig ab 1.1.2015 - Voraussetzungen für die Prüffähigkeit der Finanzunterlagen beschreiben: GoBD herunterladen
 
Unsere Lösung deckt diese Anforderungen ab. Wir stellen einen Entwurf für die geforderten Verfahrensanweisung zur Verfügung, der auf unserer Lösung aufbaut. Entwurf herunterladen
 
300 EUR pro Monat
   
         

Das Belegarchiv

 
Das Belegarchiv ist eine Ordnerstruktur auf dem File Server
 
  • Vorhandene Ordnerstrukturen können einfach in das Belegarchiv integriert werden. Eine Änderung des gewohnten Speicherorts von Belegen ist nicht erforderlich.
  • Die Windows Berechtigungen auf dem Fileserver bzw. auf Ordnern entscheiden über die Anzeige und den Zugriff des Benutzers auf archivierte Belege.
  • Die Ablage von Belegen im Archiv kann beliebig strukturiert/ oder unstrukturiert/ oder z.B.periodisch in Unterordnern erfolgen.
    Die Struktur kann bei Bedarf geändert werden. (Ohne dass etwas Links unbrauchbar werden!)
  • Unterordner sind eigentlich nur für unterschiedliche Berechtigungen erforderlich.

Die Suchmaschine

 
Das Belegarchiv wird laufend durch die Suchmaschine indiziert. Per Knopfdruck stellt die Suche alle Belege zur Verfügung, die dem Suchkriterium entspricht. Suche an Stelle von Verlinkung oder kontextbezogener Speicherung ist die Technologie der Zukunft.
 
  • Für die Suche steht ein Browser Client zur Verfügung.
    Wir haben auch einen NAV Client - siehe Belegarchiv für Dynamics NAV.
  • Grundsätzlich kann im ganzen Archiv gesucht werden. Man kann jedoch Cores abgrenzen, z.B. für Mandanten. Der Suchindex bezieht sich jeweils auf eine Core.
  • Die Anzeige ist abhängig von den Zugriffsrechten des Benutzers.

Inputmanagement

 
Belege laufen vom Scanner, aus E-Mails oder aus anderen Quellen in einer Inbox ein.
Jede Inbox hat einen Automatisierungsservice. Dieser von uns bereitgestellte Service erledigt Vereinzelung von Stapeln, Volltextindizierung, regelkonforme Speicherung im Belegarchiv, Bereitstellung im Inputmanagment-Workflow u.a.m.
In den Automatisierungsservice können kundenspezifische Anforderungen aufgenommen werden. So realisieren wir z.B. das Vereinzeln von Stapeln mit Hilfe von Barcode Aufklebern.

Inputmanagement Workflow

 
Der eingehende Beleg wird regelbasiert einem Workflow zugewiesen. Der Workflow bestimmt, in welcher Reihenfolge der Beleg bei den Benutzern zur Bearbeitung, Freigabe, Buchung u.ä. auftaucht: "Meine Dokumente".
Es sind beleibig viele Workflows konfigurierbar, einschließlich Vertretung und Verzweigung.
Für die Workflow-Aktivitäten stellen wir einen Windows Client und/oder einen Dynamics NAV Client bereit.
 
Benachrichtigung:
Der Benutzer wird per E-Mail an die Belege erinnert, die er bearbeiten muss. Rot bezeichnet den Status Überfällig. So lassen sich Skontofristen einhalten.

Elektronische Rechnung für Dynamics NAV

 

Unsere Lösung versetzt Sie in die Lage, in Ihrer Dynamics NAV Anwendung automatisch elektronische Rechnungen und andere Belege zu erstellen und zu versenden. Sie können dabei für jeden Kunden, jeden Report und jeden einzelnen Beleg per Einrichtung entscheiden, ob das elektronische Verfahren oder klassisch Druck und Postweg genutzt werden.

  • Vollständig automatisierte Prozesse für Erstellung und Versand elektronischer Belege in Dynamics NAV
  • Keine Änderung Ihrer etablierten Geschäftsprozesse - keine zusätzlichen Arbeitsgänge
  • Sicher und rechtskonform
  • Option: Qualifizierte digitale Signatur inklusive Prüfbericht nach europäischen Richtlinien. Der Hype um die Digitale Signatur ist allerdings schon wieder abgeflaut.
  • Einsetzbar für alle Dynamics NAV Belege: von Angebot bis Rechnung, Gutschrift, Mahnung usw.
  •  Steuerung für digitale Dokumente für jeden Debitor und jeden Beleg – so können Sie einstellen, welcher Debitor welches Dokument digital erhält
  • Archivierung der gesendeten Belege und einfacher Zugriff aus Microsoft Dynamics NAV auf das archivierte Dokument
  • Optimiert für den Empfänger
  • Nachvollziehbar und transparent

Einrichtung

 
Die Darstellung soll den Grade der Automatisierung und Konfigurierbarkeit verdeutlichen:
- Grundeinrichtung, Reports, E-Mail Vorlagen
- Dienste, Protokolle
 
- Debitor Einrichtung

Vollständige Integration in Dynamics NAV

 
Vollständig automatisierte Prozesse haben für für Dynamics NAV Anwendungen:
 
  • Belegarchiv
    Das Belegarchiv liegt ausserhalb NAV. Wenn aus NAV Pages auf das Belegarchiv zugrgriffen wird, dann wird das Suchkritierium automatisch aus Parametern der aktuellen Page erstellt. Im Ergebnis wird 1 Beleg gefunden: das gesuchte Dokument. Wenn die Suchkriterien aber auf mehrere Belege zutreffen, dann erhält man eine Trefferliste mit mehreren Einträgen: z.B. zeigt die Suche nach einer Rechnung auch zugehörige Gutschriften an, die Suche nach einer Seriennummer zeigt Einkauf- und Verkaufsbelege an, in denen die Seriennummer vorkommt usw.
    Alles hängt von der kundenspezifischen Einrichtung ab, die leicht angepasst werden kann.
    Das Suchergebnis kann wahlweise mit einer NAV Page oder mit dem Browser angezeigt werden.
  • Inputmanagement
    Der Input Management Workflow kann wahlweise mit einer NAV Page oder mit einem Windows Client genutzt werden.
  • Outputmanagement
    Die automatisierte Lösung für die Elektronische Rechnung oder andere Outputprozesse ist vollständig in NAV integriert.
  • Trotzdem auch durch Mitarbeiter ohne NAV Lizenz nutzbar
    Mit den Windows Client können auch Bearbeiter einbezogen werden, die nicht über eine NAV Lizenz verfügen.
Die Lösung für das Belegarchiv kann in Verbindung mit anderen ERP- und Finance-Anwendungen genutzt werden.

Passend für viele Einsatzfälle

 
  • Mandantenfähig: verschiedene Gesellschaften/ Bereiche/ Mandanten
  • Zugriff auf Dokumente unabhängig von der speziellen Anwendung:
    Browser/ pdf-Reader/ Office
  • alle Formate: pdf, xlsx, docx, eml
  • Moderne Geräte, verschiedene Betriebssystem
  • Windows Standards
    Domänenberechtigungen
  • Optimiert für Dynamics NAV

 
Belegarchiv anfragen/ bestellen:

Um Missbrauch durch automatische Systeme zu verhindern, bitten wir Sie, das Ergebnis der folgenden Rechenaufgabe in das nebenstehende Feld einzutragen.

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